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Editeur : billjobs

Logiciel de gestion de projets pour agences 360

BillJobs, partenaire en gestion de projet des agences de communication globale.

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Notre étude

Gestion budgétaire et analytique
GESTION DE DOSSIERS, ANALYSE BUDGETAIRE ET COMPTABILITE
Création intuitive des pièces budgétaires
Création de devis, factures, génération des commandes, enregistrement des factures d’achat, notes de frais… Tous les éléments d’un dossier peuvent être générés à partir des pièces afférentes ou copiés/collés à partir d’une pièce maîtresse.
Tableau de bord dynamique
A l’ouverture d’un dossier, une zone de synthèse reprend les chiffres clés des opérations mouvementées : vente, achat, marge brute et nette, temps passés, etc…
Cette synthèse compare en permanence les objectifs commerciaux avec ce qui est déjà réalisé pour en déduire un commentaire intelligible.
Toutes les informations qui composent le dossier peuvent être filtrées pour un focus rapide sur l’information recherchée ou l’écart à analyser.
Export en pdf et envoi par mail de toutes les pièces budgétaires
Toutes les pièces peuvent être exportés en PDF ou directement adressés au(x) interlocuteur(s) par mail depuis BillJobs ; Les e-mails sont ainsi archivés dans le dossier.
BillJobs permet également de dupliquer les mais reçus et lus pour centraliser l’historique de la relation client en communiquant directement avec les serveurs de mails Imap.
Etats d’analyse
De nombreux états d’analyse sont disponibles dans BillJobs : prédéfinis selon des besoins précis ou paramétrables pour permettre des combinaisons d’analyse presque infinies.
Les états d’analyse de BillJobs couvrent un très grand nombre de besoins de lecture :
? Les états de créances et prévisions de règlements donnent une vision de gestion de la trésorerie.
? L’état des devis «en projet» permet d’estimer la probabilité de concrétisation des efforts de prospection.
? Avec l’Etat «Prévisionnels», les responsables d’agence peuvent chiffrer et ventiler leurs objectifs commerciaux et les comparer aux ventes effectivement réalisées, etc.
Tous les états d’analyse sont interactifs. En effet, un double clic sur un élément permet d’accéder directement au dossier ou à la pièce à analyser.
Export en comptabilité
Pour simplifier la saisie des écritures comptables, BillJobs permet d’exporter un fichier des journaux de vente et d’achat compatible avec plus d’une 30aine de logiciels comptables. BillJobs permet également l’import des règlements saisis en comptabilité.
Gestion de la production
PLANNING DE PRODUCTION, PLANNING DE LIVRAISON ET AGENDA PERSONNEL.
Vision globale de l’activité de l’agence
Avec des options de visualisations multiples, le planning affiche tous les travaux à livrer, les commandes à recevoir, les tâches à faire, les RDV et absences des collaborateurs.
Interactivité du planning
Toutes les modifications saisies sur le planning sont automatiquement répercutées sur les pièces budgétaires et vice et versa. Les informations affichées sont actualisées pour tous les collaborateurs et accessibles dans leur détail par un simple double clic.
Saisie des temps passés
Plusieurs méthodes sont possibles pour saisir les temps passés sur un dossier : la livraison des travaux, la fenêtre de saisie rapide ou encore la fonction de chronomètre. Quelque soit la fonction privilégiée, toutes ne nécessitent qu’un minimum de manipulations.
Calcul automatique des taux d’occupation
L’affectation des collaborateurs ou des services à des travaux est facilitée grâce à une vision juste et précise des disponibilités.
Export et synchronisation du planning
Pour une meilleure lisibilité, le planning peut être exporté sous format HTML et s’afficher sur n’importe quel navigateur web. Le planning peut être synchronisé avec Ical, Google Agenda et Microsoft Exchange.
Gestion de la relation commerciale
OUTIL DE CRM PERSONNALISABLE
Carnet d’adresses évolutif
Les fiches entités et les fiches personnes sont personnalisables grâce à la création de rubriques additionnelles (sous forme de liste, case à cocher, texte libre…) et afin de ne renseigner que les informations utiles à la gestion de la relation commerciale .Différents services peuvent être créés à l’intérieur d’une fiche entité permettant ainsi de gérer des adresses distinctes (facturation et livraison).
Il est possible d’attacher des mémos aux différentes fiches pour centraliser l’historique de la relation commerciale.
Création de mémos
BillJobs permet de créer des mémos, compte-rendus ou briefs par exemple, directement rattachés à une fiche du carnet d’adresses ou à un dossier. Les mémos peuvent être des rendez-vous ou tâches à faire mais également des e-mails envoyés ou dupliqués par BillJobs.
Envoi et récupération des e-mails
Pour centraliser l’historique de la relation commerciale, BillJobs est capable de communiquer avec les serveurs de mails IMAP et SMTP pour envoyer des mails qui seront visibles sur votre mailler, quel qu’il soit, et dans BillJobs.
De la même façon la fonction de récupération des e-mails permet de centraliser tous les échanges commerciaux et de les rendre accessible à tous.
Gestion des Freelance
N’importe quel contact peut être considérés comme une ressource interne et se voir alors attribuer des commandes visibles sur le planning BillJobs.
Les freelances seront alors pris en compte dans le calcul des taux d’occupation de l’agence et pourront néanmoins facturer leurs prestations en tant que fournisseurs.
Fonction recherche très complète
Avec la possibilité de croiser l’ensemble des rubriques standards et des rubriques additionnelles du carnet d’adresses, la fonction de recherche permet d’extraire des listings très ciblés pour les opérations d’e-mailing ou de mailing.
Comme toutes les fenêtres BillJobs, ces résultats de recherche peuvent être copiés/collés sur un tableur ou un éditeur de texte.
La possibilité d’éditer des étiquettes complète cette fonction de recherche avancée.
Compatible avec le format Vcards
Pour simplifier la saisie ou la transmission des informations du carnet d’adresses, BillJobs est compatible avec le format Vcards et permet d’exporter les fiches entités et personnes sous format vCard ou d’importer des vCard directement dans le carnet d’adresses.

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24 octobre 2015

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