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Essai solution MaTPE

MaTPE est un service en ligne de gestion commerciale et de facturation, simple et efficace en français. Leur solution convient aussi bien aux indépendants, qu'aux TPE et aux PME …

Comme sur Sage One, je vais vous faire une analyse des points forts, points faibles rencontrés pour la réalisation d’une facture client. Je ne ferai pas cette fois-ci un tutoriel écrit avec des images car cela prend trop de temps et trop de lecture pour vous ! Allons à l’essentiel. (Et oui, j’essaie de progresser au fil des articles)

Je me baserai sur 3 critères :

  • La prise en main
  • L’ergonomie
  • Le prix

Je ne peux malheureusement pas vous dire si cet outil a une couverture fonctionnelle complète ou non car je me suis juste penchée sur la création de la facture client et je n’ai pas d’expertise sur le métier de la comptabilité (mon avis serait donc faussé).

Un conseil : lisez surtout les inconvénients, vous ne les trouverez pas sur les brochures, maquettes ou le site internet du logiciel. Vous verrez tout de suite si l'outil est adapté ou non à vos besoins.

 

Avantage :

Vous avez la liste des avantages sur le descriptif de l’outil sur http://www.matpe.com/gestion-commerciale-gestion-clients

J’ai sélectionné pour vous les avantages concurrentiels, les avantages clés qui se différencient des autres outils de facturation :

  • Prise en main :

     

    • Procédures à suivre : Des aides et solutions sont affichés en détails sur chaque onglet, page d’accueil. Je n’ai pas eu besoin de regarder des tutoriels pour l’utiliser.
    • Outil complet :

       

      • Lors de la saisie des champs concernant les produits, les informations clients, je peux choisir s’il y a une exonération de la TVA (de l’article 259 ou 262, …) ainsi que d’autres motifs
      • la référence du paiement (n° de chèque, ..) et n° de facture externe (si votre client dispose de sa propre référence pour la facture) peuvent être saisie
      • les pénalités de retard peuvent être saisies manuellement (personnalisées) ou vous pouvez ne rien saisir. L’outil appliquera les pénalités légales par défaut dans le 2ème cas.

 

  • Ergonomie :

     

     

    • Vous pouvez choisir la couleur de l’apparence de l’outil dans « paramètre ». J’ai choisi le rose (plus fushia dans les faits réels) qui est ma couleur préférée
    • Pas besoin d’installer le logiciel, tout se fait en ligne
    • Dans tous les abonnements, il y a :

       

      • Export des données (excel, csn ou json)
      • Utilisation du logo de l’entreprise
      • Facturation dans les principales devises étrangères
      • Génération automatique du registre des achats et du livre des recettes
      • Etats statistiques (mensuels, trimestriels, annuels)
      • Aide à la déclaration de la TVA
      • La gestion clients, achats, devis, factures

 

  • Prix : il y a plusieurs solutions :

     

     

    • Version gratuite : pour 10 factures, d’un montant de 999 999 999 999€ sur 12 mois, devis et achats illimités
    • Version entreprise : 4.5€/mois par utilisateurs avec les devis, factures, achats illimités en plus de la version gratuite
    • Option Gold : Pour 3,5€/mois en plus, on dispose

       

      • d’un espace de disque de 1Go pour stocker les justificatifs
      • transmettre des pièces jointes aux clients
      • synchroniser les données avec Google Drive ou Dropbox
      • proposer des paiements des factures par CB ou Paypal
    • Toutes les solutions sont sans engagement. A tout moment, vous pouvez arrêter d’utiliser MaTPE et exporter les données. Aucun justificatif n’est demandé.

 

  • D’après les critères du tutoriel écrit sur MaTPE :

     

    • Client :

       

      • Moteur de recherche : on peut faire des recherches sur le client par

         

        • Nom de la société (ou une partie)
        • Nom-prénom
        • E-mail

  • Si on dispose déjà d’une liste client, il faut l’exporter en format VCard pour pouvoir l’importer automatiquement sur MaTPE et de les mettre à jour.Pour les personnes qui ne peuvent pas convertir les fichiers excel (xlsx ou csv) vers VCard, il y a des logiciels gratuits de conversion ou des solutions en ligne (à vous de voir qui est le plus fiable et pertinent)
  • Devise :

     

     

    • Pour les activités internationales, vous pouvez établir les devis dans les principales devises étrangères (plus d’une trentaine)
  • Facture :

     

     

    • Concernant l’encaissement de la facture à l’étranger, le système s’en occupe automatiquement à partir des taux de change du jour de la BCE (Banque centrale Européenne)

 

Inconvénient :

  • Au niveau de la Facture :

     

    • L’encaissement automatique à partir des taux de change du jour de la BCE peut aussi être un inconvénient. Si je négocie et spécule le taux de change sur 30-60 voire 90 jours et que je négocie le risque de taux de change (négociation avec mon client et ma banque), l’outil ne me permet pas de choisir le taux de change à une date définie pour l’encaissement. Par exemple, si j’ai un accord d’encaissement avec mon client sur le taux de change actuel (24/06/2016 =T0 à 1,10$=1€) mais payable jusqu’à 60 jours, l’outil me facturera dans 60 jours (T1) avec le taux de change (avec son taux de change T1). Je prends systématiquement le risque de change. Je ne peux pas le négocier en restant basé que sur les fonctionnalités de MaTPE car on ne peut pas le modifierune fois validé, si elle n’est plus en mode « Brouillon ». Dans le cas où je négocie un accord d’encaissement sur les risques de taux de change, la solution de faire un « avoir » est possible. Mais 2 étapes sont nécessaires.

 

  • La procédure :

     

    • Chaque fonctionnalité a sa procédure. Ma TPE propose des solutions et explique en détail les étapes à suivre. Mais ça me parait complexe de tout retenir. La prise en main est un peu difficile pour cerner toutes les fonctionnalités rapidement (achat, facturation, devis, clients, …). Il reste tout de même intuitif pour la facturation.

  • Quand on bouge la flèche de la sourie vers un encadré (où on rentre des données comme les pénalités de retard ou escompte), il y a toujours une fenêtre à coté qui s’affiche avec le descriptif de cet encadré. Quand on s’est bien l’utiliser, ça doit être énervant et gênant.

  • On ne peut pas faire de remise par produit ou service mais une remise « globale ». Si je souhaite faire 20% de remise sur le produit A, ainsi que 15% de remise sur le produit B, je vais devoir faire 2 factures différentes pour un même client.

 

  • Je dois finaliser mon inscription pour pouvoir envoyer ma facture (normalement au client et à moi-même). Or pour cela, je dois la valider en cliquant sur un lien url dans le mail de MaTPE… Mais je ne l’ai toujours pas reçu (après 2 jours d’inscription). J’ai essayé 3 fois de me renvoyer la confirmation mais sans succès. Sinon on peut le faire par téléphone portable, mais je n’ai rien reçu non plus. Je dois donc contacter l’assistance joignable que par mail pour résoudre le problème.

 

En conclusion, MaTPE est un bon outil pour la gestion commerciale et de la facturation. Avec une bonne base comptable, l’outil peut être performant. Sur GetApp, il est classé 7ème des logiciels de Finance et comptabilité.

J’ai décrit beaucoup d’avantages mais le nombre ne fait pas la qualité. Le fait de ne pas pouvoir joindre l’assistance par téléphone me laisse des doutes sur la réactivité et de la disponibilité. Le poids des inconvénients sont beaucoup plus important et inadaptés pour certaines entreprises (il faudrait voir si c’est paramétrable avec leur maintenance. Mais un coût supplémentaire est peut-être à prévoir ou s’attendre à ne pas pouvoir le personnaliser).

Sur mon prochain article, je vais comparer Sage one et MaTPE. Vous aurez une vision plus claire et objective si vous cherchez un outil de comptabilité ou de gestion commerciale par exemple.

N’hésitez pas à mettre vos impressions ou informations supplémentaires pour compléter mon article si vous avez plus d’expertise et d’expérience sur MaTPE !

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