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La Facturation sur Sage One Devis-Facture & Comptabilité simplifiée :

Test, avantage et inconvénient

 

 

Bonjour à tous,

Notre équipe Conseilbusiness a voulu tester cette semaine Sage One Devis-Facture & comptabilité simplifiée pour la facturation.

On va vous expliquer les différentes étapes comme un tutoriel pour établir une facture client puis on vous fait part de nos impressions (avantages/inconvénients). On s’est basé sur certains critères pour ces outils pour notre analyse :

  • La prise en main (facile, intuitif ? difficile à prendre en main ?)
  • L’ergonomie (convivial ? « friend user » ou non ?)
  • Le prix (bon rapport qualité prix ? cher ?)

 

Comment fait-on une facture sur Sage one ?

Comme beaucoup d’entre vous, j’ai commencé mes recherches sur des tutoriels Sage one pour avoir une bonne base. Je vous mets le lien url du tutoriel sur lequel je me suis aidée. (Vous le retrouverez aussi sur notre site Conseilbusiness)

http://conseilbusiness.com/telechargement/tutoriel-de-sage-one-devis-facture-comptabilite-simplifiee-17/

Lors de l’inscription, on me demande le nom de l’entreprise et le type de TVA. J’ai choisi « exonéré de la TVA » pour faciliter la saisie lors de la facturation.

Une fois inscrite sur Sage One, j’ai 30 jours d’essai gratuit pour cet outil. Je dois me connecter en ligne pour pouvoir l’utiliser (cloud). On va recevoir un mail pour confirmer son inscription pour pouvoir l’utiliser.

 

 

Une fois connectée, nous avons cette interface :

Avec le résumé, la partie vente, achat, trésorerie … Mais je vais rester focaliser sur la partie facturation.

Donc une fois sur « vente », il y a plusieurs onglets comme

  • Devis clients
  • Facture de vente
  • Avoir de vente
  • Autres recettes

Puis cliquer « créer » sur « facture de vente » … ou cliquer en haut à droite « créer  facture de vente » directement.

 

Pour résumer le tutoriel pour la facturation, je vous ai mis les explications en 4 étapes.

 

 

 

1ère Etape : Administrer les produits/services

Pour faire une facture, il faut avant tout des produits (et/ou service) ainsi qu’une liste de clients. Je suis donc passée par ces étapes avant la création de la facture. (« catalogue », « produit » ou « service »

Les champs à remplir :

  • Code article : nom du produit
  • Description
  • Prix de revient
  • Prix de vente
  • Note interne

 

Pour les services, remplir :

  • La description du service
  • La fréquence : journalière, hebdomadaire, mensuelle, …
  • Prix de vente
  • Note interne

 

 

Une fois que les services et les produits enregistrés, vous pouvez visualiser tous vos produits et services avec le code articles, la description, le prix de revient et le prix de vente.

 

 

2ème Etape : Administrer les données clients

Passons à l’étape « client ». Je dois donc rentrer toutes les informations clients.

Remplir :

  • Nom
  • Téléphone et/ou mobile
  • Société,
  • E-mail
  • Adresse principale/livraison
  • Les notes (autres informations complémentaires sur le client)

 

 

3ème étape : création de la facture : La facture est présentée sur 3 encadrés

1er encadré : Saisir

  • le nom du client
  • La date de facture, l’échéance
  • Le numéro de référence
  • Choix du mode de paiement (virement, chèque, carte bancaire, traite, espèce, autre)
  • L’adresse principale
  • L’adresse de livraison

Puis dans le 2ème encadré,

  • vous sélectionnez le nom du produit ou service (dans recherche par produit/service »)
  • la description, le code produit et le prix unitaire s’affichent automatiquement
  • saisir la quantité
  • saisir le taux de remise (s’il y a lieu)
  • le total s’affiche automatiquement

Vous continuez cette étape pour tous les produits, services concernés.

 

Dans le 3ème encadré : Une fois les produits et services saisis, on peut saisir des notes, informations supplémentaires ainsi que les termes et conditions particulières (qui seront visible sur la facture)

 

Avant de sauvegarder la facture, cliquez sur « paramètres de facturation » pour voir tout le détail de la facture. Vous pouvez aussi remplir les champs « Assurance », le « logo » de l’entreprise ainsi que le taux d’escompte et pénalités.

 

 

 

Dernière étape (bis) : envoie de la facture par mail

Une fois que tous les champs sont remplis, j’ai le choix de :

  • Sauvegarder tout simplement et la facture apparaîtra dans la liste de mes factures
  • Sauvegarder (comme le premier choix) et envoyer par mail la facture.

Dans le 2ème cas, vous allez devoir saisir le mail de votre interlocuteur ainsi que le message. Votre adresse mail sera en CC par défaut.

La facture sera envoyée immédiatement chez les deux interlocuteurs mais avec l’adresse mail donotreply@sageone.com 

 

Analyse par Conseilbusiness :

Avantages :

  • Prise en main : Sage one est facile, intuitif. En regardant rapidement les tutoriels de Sage one, j’ai pu établir ma facture rapidement. Pour les personnes qui ne sont pas à l’aise avec les logiciels de gestion, une formation est proposée sur le site Sage one.
  • Ergonomie : L’outil est convivial, je le trouve « friendly user ». Les champs sont bien espacés, clairs pour saisir les informations. Il donne envie de l’utiliser
  • Prix : 15€/mois pour un utilisateur avec l’assistance, maintenance incluses. Il faudrait se renseigner sur les mises à jours qui se mettent automatiquement si c’est en plus ou incluses dans le forfait. D’après moi, il y a un bon rapport qualité prix pour les TPE/PME.

 

Inconvénients :

  • RAS au niveau du prix, ergonomie et de la prise en main.
  • Le mail est envoyé par donotreply@sageone.com, qui n’est donc pas personnalisé. J’espère que le mail n’ira pas dans les spams ou courriers indésirables de mon client. Je ne sais pas si je dois vérifier, checker que la facture a bien été envoyé et lu (il n’y a pas l’option de l’accusé de réception, ni l’accusé de lecture). Il faudrait voir au niveau du paramétrage, avec l’aide des intégrateurs de Sage one pour ces options.
  • Je n’ai pas trouvé le moyen d’importer ma base de données Excel (par exemple) sur sage one. Je n’ai pas eu d’autre choix que de saisir mes contacts un à un sur Sage one. Je dois donc contacter l’assistance qui va peut-être me proposer une solution. (leur maintenance se fait généralement à distance) Je n’ai pas encore eu de réponse concernant ce problème.
  • L’assistance est joignable par mail ou par téléphone (surtaxé), donc difficile de les joindre immédiatement.
  • La date de la vente ou de la prestation de service et la date ou délai de paiement doivent être saisie dans « conditions et termes particulières ». Ces données sont obligatoires lors d’une facturation et il n’y a pas de champs spécifiques pour cela. Ne pas l’oublier !

 

C’est mon premier test pour la facturation (oui, je suis une nouvelle dans l’équipe) et je trouve que cet outil a une bonne prise en main. Lors de mon utilisation, je n’ai pas vu le temps passé et j’étais ravie d’apprendre à utiliser Sage One.

Novice, amateur et professionnel de la facturation peuvent utiliser cet outil.

Je n’ai malheureusement pas d’éléments de comparaison pour appuyer mes propos et comparer avec d’autres outils de facturation. Mais je n’hésiterai pas à le faire dans mes prochains articles de test.

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