image ged pour article 1

 

Dropbox, Onedrive, Drive… Peut ont toujours parler de GED ?

 

Nous avons précédemment abordé le thème de la GED via 2 articles. Nous avons notamment expliqué quelles étaient le but et les fonctionnalités d’un tel outil. Aujourd’hui nous allons nous pencher sur 3 des solutions de GED parmi les plus présentes : Dropbox (Dropbox), OneDrive (Microsoft) et Drive (Google)

Nous n’avons pas choisi c’est solution au hasard, elles présentent un mode de fonctionnement différent des autres outils de GED du marché.

Nous allons donc analyser c’est différentes solutions, voir quelles sont leurs particularités et même voir si nous pouvons réellement parler de GED.

 

Rappel : Qu’est-ce que la GED ?

Comme nous l’avons vu dans un article précèdent, la gestion électronique des documents (GED) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations au sein d'une organisation. Elle gère le cycle de vie complet d’un document électronique, allant de sa création à sa destruction en passant pas sa modification, sa publication, sa diffusion..etc de manière à optimiser l’accès à ce document. 

Plus d’informations sur : http://conseilbusiness.com/2016/05/14/quest-ce-que-la-ged/

Présentation de Dropbox, Google Drive, One Drive

Nous allons vous présenter les solutions Dropbox, Google Drive et One Drive ainsi que leurs fonctionnalités pour visualiser chacun d’entre eux.

Dropbox:

Le principe de Dropbox est d'accéder à tous vos documents via internet, et à partir de toutes les plateformes. Une version Dropbox Business est à la disposition des professionnels. Plus de 500 millions de personnes et de 4 millions d’entreprises utilisent Dropbox Business. On peut y stocker jusqu’à 100 Go de données.

OneDrive :

Microsoft OneDrive est un ensemble de services en ligne : stockage et applications Word, Excel,PoxerPoint et OneNote, dont les fonctionnalités sont toutefois réduites par rapport aux logiciels installés sur un ordinateur.

Le service peut s'utiliser de deux manières :

-A travers un navigateur web, en téléchargeant des fichiers sur un serveur, en les récupérant sur son ordinateur au besoin et en les partageant avec des amis ou avec tous les internautes 

-A travers le logiciel OneDrive qui permet une synchronisation entre OneDrive et les supports informatiques compatibles.

Drive:

Google Drive est un service de stockage et de partage de fichiers dans le cloud par la société Google. Google Drive, qui regroupe Google Docs, Sheets et Slides, est une suite bureautique permettant de modifier des documents, des feuilles de calcul, des présentations, des dessins, des formulaires, etc. Les utilisateurs peuvent rechercher les fichiers partagés publiquement sur Google Drive par le biais de moteurs de recherches.

 

A première vu ces outils sont donc assez semblables et répondent tous à la problématique du stockage et du partage de document.

 

Différences avec un logiciel de GED ?

Après plusieurs recherches et avis des utilisateurs, nous avons distingué plusieurs différences entre les logiciels de GED « classiques » et les 3 solutions GED proposées dans cet article.

  • Contrairement aux 3 solutions, les logiciels de GED classiques gèrent tous le « versionning » : pouvoir vérifier la version d’un fichier pour la comparer. Cette fonctionnalité est essentielle, et il suffit d’imaginer le cas d’un utilisateur possédant plusieurs ordinateurs. S’il travaille le plus souvent sur son PC principal sous Windows par exemple, mais qu’il se déplace régulièrement avec son MacBook Air, les fichiers présents dans ce dernier ne seront pas à jour. Qu’il s’agisse de OneDrive, Dropbox, Google Drive, il va donc y avoir comparaison des données pour savoir quelles sont les versions les plus récentes. Ainsi, lorsque la synchronisation se lancera sur le MacBook, les fichiers les plus récents seront téléchargés et remplaceront les anciennes copies. Ce qui permet de pouvoir continuer son travail même sans son ordinateur personnel.

 

  • Un des avantages de la GED classique est la classification des données. Prenons le cas de Dropbox, qui est similaire à un serveur interne. Il permet juste le partage de documents, à jour, avec une interaction entre les utilisateurs. Alors que la solution GED classique peut classer, trier, filtrer par métadonnées, par mots clés. Dans le cas où le fichier « logo » est une sous partie de chaque fichier client (par nom), il est difficile de récolter, regrouper tous les logos de chaque client en quelques click. Il faut donc les rechercher dans chaque dossier client. Or la solution GED classique peut classer la donnée par « logo » dans toute la base de données.

 

Conclusion:

Malgré un grand nombre d’utilisateurs des outils Dropbox, OneDrive et Google Drive chez les TPE, PME, cette solution n’est pas forcément la meilleure si l’on recherche un outil de GED au sens classique du terme, et si l’on veut répondre à des problématiques de classement de métadonnées spécifique. Ces solutions sont donc ont donc plutôt pour cible les petites et moyennes structures qui n’ont pas des documents très spécifiques à classer et à partager. L’acquisition d’un outil GED classique diffère selon l’utilisation des données, des besoins de l‘entreprise. Il n’y a pas de procédure type en fonction des secteurs d’activités ou effectif de l’entreprise. Comprendre l’importance des données et de leur maniement est l’élément clé pour pouvoir évaluer le besoin d’une GED.

N'hesitez pas à partager !

Avis

Laisser un commentaire