Alfresco, un outil de GED collaboratif online 

 

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Suite à un article précédent ou nous présentions la GED (Gestion électronique de document) dans son ensemble, nous allons nous pencher aujourd’hui sur une des solutions de GED : Alfresco. 

 

Présentation d‘Alfresco 

 

Alfresco créé en 2005  est spécialisé dans le domaine des systèmes de gestion de contenu d'entreprise open source. Ils ont développé plusieurs solutions de GED et d’ECM destinés aux entreprises codés en JAVA. Plus de 1 800 entreprises dans 195 pays utilisent la plateforme Alfresco, parmi lesquels des grands acteurs  du secteur public, de l'industrie et des services financiers. 

 

Les fonctionnalités 

 

Alfresco propose l’ensemble des fonctionnalités attendues du domaine de la gestion documentaire : métadonnées, types de documents, workflow documentaire et avancé, gestion de catégories, outils de collaboration, recherche, gestion de plusieurs bases indépendantes, gestion de contenu Web, etc. 

Pour accéder aux documents, plusieurs accès sont proposés : un accès web, via un navigateur 

Puis il y a l'accès par répertoire réseau, (par CIFS, pour les postes sous Microsoft Windows seulement), qui donne une visualisation en répertoires de l'arborescence des documents. 

Enfin, il y a l'accès par webdav, qui lui aussi donne une vision en répertoires et qui a l'avantage de fonctionner avec tous les postes clients, et surtout d'être accessible en dehors du domaine Windows d'une entreprise.  

 

 

Les points forts: 

 

-Capacité d'extraire les métadonnées des fichiers bureautiques pour alimenter ses métadonnées 

-Entièrement open source. L'éditeur open source, déjà implanté dans plusieurs pays, propose du support annuel pour garantir la stabilité, la performance, la sécurité, la résolution de bugs…  

-Le contrôle des versions garantie de toujours utiliser la bonne version d'un document ou fichier 

-Application mobiles, tous les documents sont disponibles partout. 

-Plusieurs version de l’outil sont disponibles (cloud, gratuit et pro…) 

-La réplication de serveur, une interface orientée utilisateur permettant la recherche par tags (Share). 

 

Les points faibles : 

 

-Sur le plan de l'installation Alfresco est livré sous la forme d'un fichier WAR, qu'il faut installer dans un serveur tomcat. Il faut en plus déplacer ou copier des fichiers à la main, en suivant des instructions souvent incomplètes glanées sur internet. 

-Sur le plan de la configuration initiale rien n'est prévue pour faciliter la configuration au moment du déploiement. Il faut éditer un fichier de configuration à la main dans le quel on indique des chemins de fichiers, des informations de connexions pour le serveur de bases de données, etc. 

-Le manque de glisser-déposer et glisser-déplacer, ainsi que le très grand nombre de clics pour la moindre action sont de vrais handicaps dans la phase de remplissage 

 

A qui est-il destiné ? 

Il existe plusieurs versions d’Alfresco, notamment des versions gratuite, mais c’est un outil destiné et spécialisé pour les grandes entreprises (+de 50 personnes) sans spécialisation que ce soit pour l'industrie ou le service. 

 

Les prix : 

Il est difficile de donner un prix à ce type d‘outil tant il peut varier en fonction de la version choisi, du nombre de licence, des paramétrages et des fonctionnalités. On peut  partir cependant estimer un minimum de 17000 euros pour environ 50 utilisateurs, pour le version pro. Le fait que ce logiciel soit online permet de réduire ses coûts par rapport à un hébergement complet. 

 

Conclusion 

 

Alfresco est donc un Outil de GED collaboratif Online qui présente toute les fonctionnalités d'un outil de GED. Son point faible principal reste dans sa mise en place. Il reste donc à voir si vous êtes prêt à paramétrer un outil de ce type et si une version Online est faite pour votre type d'entreprise.  

 

https://www.alfresco.com/fr 

 

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