La GED (Gestion électronique de Documents)

 

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Les archives papiers, les messages électroniques, les factures, les plans, les dossiers… Les documents sont désormais omniprésents dans les entreprises. Quelque soit le type d’entreprise dans laquelle on travaille, pour garantir son bon fonctionnement, un employé doit pouvoir consulter, manipuler ou collaborer sur tous ces documents.

Un nouveau type d’outil a fait son apparition il y a quelques années et permet de répondre à ces problématiques. Il doit garantir à l’utilisateur un accès complet à l’information et à ses usages. Cet outil est la GED : la Gestion Electronique de Document. Nous allons nous pencher sur cette solution et essayer d’en comprendre les principes.

 

Qu’est ce que la GED ?

 

La gestion électronique des documents (GED) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations au sein d'une organisation. Elle gère le cycle de vie complet d’un document électronique (textuel, graphique, sonore, etc.), allant de sa création à sa destruction en passant pas sa modification, sa publication, sa diffusion..etc de manière à optimiser l’accès à ce document. 

  -L’objectif de la GED sur cette question est triple. Il s’agit tout d’abord de capturer vos différents flux d’informations qu’ils soient sous forme électronique (des mails), sous forme matériel (le courrier postale, ou des documents internes). Ensuite une fois les flux capturés, il est indispensable de pouvoir les traiter afin de les classer. Enfin, la GED est aussi une solution de stockage qui se doit de stoker mais aussi de pré-indexer une base de documents.

-L’un des points fort de la GED est de vous permettre d’accéder plus simplement et plus facilement à l’information. Pour cela, une solution de GED se doit de mettre en place une typologie documentaire afin d’afficher vos documents selon leur nature (facture, devis, support de communication). Cette typologie documentaire vous permet ainsi de mettre en place des plans de classements automatiques pour différents types d’interlocuteurs, clients, assurés, membres, fournisseurs, salariés.

-Plus le nombre d’informations disponibles est important plus il peut paraitre difficile de les faire circuler. Une solution de GED performante doit permettre à l’inverse de faciliter la circulation de l’information au sein de votre espace de travail et avec vos collaborateurs. Ainsi, la mise en place d’un workflow est désormais un incontournable des logiciels GED. Ce partage de l’information c’est aussi pouvoir connaitre l’état d’un dossier ou d’un document ou en encore de planifier des tâches et des rôles précis à certains utilisateurs.

-La sécurité des informations passent tout d’abord par une gestion des droits des utilisateurs. Car en effet l’une des premières sources de danger pour une base documentaire est bien l’utilisateur lui-même. Ensuite, la prise en charge de l’archivage des versions de documents est une des sécurités que proposent désormais les logiciels de GED.

 

Duo gagnant pour l’intégration complète : ERP, GED 

  

Une entreprise dispose et génère donc tous les documents commerciaux, contractuels, informationnels, techniques ou de maintenance que l’on peut retrouver dans le système d’information via les postes de travail. Toutes ces données participent à la vie de la société en la documentant. Mais la problématique pour les entreprises est que ces documents sont souvent dispersés dans les services et sont fortement déstructurés. C’est pourquoi il ne faut pas confondre un outil de GED avec un ERP ou même un simple serveur. En parallèle de son ERP, l’entreprise a également besoin de structurer ses documents en les plaçant et en les classant au même endroit. 

Pour simplifier, il est nécessaire de mettre en place un véritable trio gagnant associant ERP, gestion documentaire et collaboration.   

 

Les entreprises qui ont déployé un ERP peuvent légitimement s’interroger sur la mise en place d’une GED. Son déploiement  peut se dérouler avec souplesse et en plusieurs phases, sans qu’il soit nécessaire de créer toutes les librairies dès l’origine du projet.
Au delà de ces démarches techniques, qui doivent se résoudre grâce à l’expertise du partenaire de l’entreprise en charge du dossier, l’apport de valeur de l’intégration de la GED à l’ERP est considérable. 

L’intégration complète de l’ERP et de la GED peuvent tout à fait répondre aux besoins d’une entreprise qui cherche à structurer son organisation. Les apports de valeur sont importants.

Les grands domaines d’applications sont :

-l’organisation.

-le partage de l’information.

-la traçabilité des opérations.

 

Voici quelques gains fonctionnels majeurs d’un système GED :

-Il n’existe plus qu’un seul document de référence : les copies " au cas où " sont obsolètes

-Les liasses d’impression disparaissent, au profit d’un seul exemplaire 

-Le partage des documents avec d’autres collaborateurs se fait par l’application GED

-Les recherches et les consultations sont faites directement par l’utilisateur à partir de son poste de travail 

-La mise en GED des fichiers d’impression effectue automatiquement le découpage de nombreux documents.

 

Les différents types de GED 

 

 La GED peut être intégrée au sein de tous les départements d’une entreprise. On distingue plusieurs types de GED destinées à différents usages, dont : 

-La GED administrative qui permet de numériser puis de classer les documents administratifs (factures, fiches technique, formulaires, devis…). Ces fichiers numérisés pouvant être ensuite mis en utilisation/consultation libre libre via le réseau interne de l’entreprise. 

-Le GED bureautique regroupe l’offre de progiciels de travail collaboratif permettant d’échanger des documents, de les lire dans leur format d’origine (Word, Excel, Power Point, Outlook…) voire de les modifier depuis n’importe quel poste de travail. 

-La GED documentaire Consiste à indexer un grand nombre de fichiers numériques aux formats les plus divers (texte, image, sons…) selon des critères définis par et pour l’entreprise. Ce mode de gestion suppose généralement de mettre en place de puissants moteurs de recherche (plein texte, multicritères, index, thèmes…) afin que chaque fonction de l’entreprise puisse exploiter efficacement les multiples ressource mise à leur disposition (modèles de lettre, mémo, factures clients/fournisseurs, formulaires…). 

 

Conclusion :

Un outil de GED est donc un outil destiné à tout types d’entreprise qui souhaite améliorer sa gestion documentaire, en termes d’archivage, de stockage, d’accès, de dématérialisation ou encore de sécurité. Même si la majorité des sociétés qui se sont dotés d’un tel outil sont des entreprises de grande taille, il existe des outils de GED de toutes tailles et de tout prix.

Prochainement nous testerons et ferons l’analyse d’un outil de GED en particulier.

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