BI 

Pourquoi les TPE/PME devraient s’intéresser à la BI ? Et les déviances à éviter lorsque l’on s’équipe…

 

Définition :

La BI (Business Intelligence) a pour vocation de consolider les informations disponibles au sein des différentes bases de données de l’entreprise dans le but de produire des outils d’aides à la prise de décision pour les décideurs. Ces outils sont représentés sous forme de rapports visuels comme des tableaux de bord, des histogrammes et des camemberts (pour faire simple).

Point positifPoints positifs

 1 Gagner en visibilité et mieux exploiter ses données 56 %

Longtemps moteur de croissance des grandes entreprises, la Business Intelligence est à présent de plus en plus prisée par les PME voire les TPE. En effet, elles aussi, ont besoin d’avoir une vue d’ensemble de leur activité. La BI permet de faire une analyse poussée de données et d’avoir un outil décisionnel puissant. Traditionnellement centré sur les questions comptables, (consolidation et planification budgétaire), le champ de la BI s'est petit à petit étendu à l'ensemble des grands domaines de l'entreprise, de la gestion de la relation client à la gestion de la chaîne logistique en passant par les ressources humaines.

La BI est un outil d’aide à la décision qui permet de répondre à des questions importantes pour la mise en place des stratégies de l’entreprise.  Pour 56 % des dirigeants cet outil permet de mieux visualiser les données présentes dans le système d’information de l’entreprise et ainsi de mieux les exploiter.

2 La BI aide à nettoyer les données présentes dans différents logiciels 28 %

Au fur et à mesure que l’entreprise se développe les données s’accumulent dans le ou les différents logiciels qui composent le système d'information. Une grande partie des collaborateurs y entrent du contenu ce qui naturellement génère des erreurs de saisie et des doublons polluent le système d’information et amoindri son efficacité. La BI, en consolidant toutes ces données, vont mettre en lumière les incohérences présentes dans le SI. 28 % des entrepreneurs nous ont confié que la clarté que la BI apporte dans le SI est non seulement au bénéfice des outils concernés mais aussi facilite la vie des utilisateurs au quotidien. Notons que la BI répond non seulement aux problèmes de volume de données mais aussi au volume de softs.

3 Gain de temps pour les collaborateurs en charge du reporting 14 %

Il y a toujours au moins une personne en charge de produire des tableaux de bords et les directeurs administratifs et financiers (souvent les plus concernés) savent combien cette activité peut s’avérer chronophage. De plus, maintenir à jour ces indicateurs demande une certaine attention, donc avoir un outil qui est plus ou moins automatisé solutionne le problème. Cet aspect a été souligné par 14% de notre échantillon dont une grande partie de Directeurs administratifs et financiers.

Point négatifPoints négatifs

1 budget de départ n’est pas aussi élevé que l’on pense mais on peut y devenir dépendant 34 %

Longtemps chers, ces outils sont aujourd’hui accessibles (à partir de 5k). Même si la BI est de plus en plus abordable pour les TPE/PME, la facture peut vite gonfler lorsque l’on utilise cet outil à outrance. En Effet il faut prévoir dans son budget des journées de consulting pour produire les différentes représentations visuelles de l’activité de l’entreprise nécessaires à la prise de décisions sans oublier la formation des collaborateurs qui au fur et à mesure de l’évolution du logiciel vont avoir besoin de mettre leurs compétences à jour. 34 % Des chefs d'entreprise de notre échantillon nous ont signalé cette dérive potientielle.

2 Perdre trop de temps à créer des tableaux, sans vraiment passer à l’action qui est censé en découler 32 %

La prise de la bonne décision au bon moment est l’objectif final dans la mise en place d’un outil de BI. Et on peut rapidement se laisser prendre au jeu de produire des tableaux dans tous les sens en permanence en oubliant l’objectif principal de l’outil : aider les dirigeants et chefs de secteurs à prendre des décisions stratégiques. Il est important de mettre en place la stratégie appropriée dès que la BI a répondu à une « question » il faut donc les structurer de façon à être le plus en adéquation avec la stratégie mise en place initialement. 32 % des entreprenneurs sondés ont été sujets à cette utilisation contreproductive.

3 Reproduire l’existant sous excel dans un outil de BI 27 %

Une des dérives des projets BI qui nous a été rapporté par 27% des dirigeants interrogés, est que tout simplement de nombreux utilisateurs vont reproduire les indicateurs déjà présents auparavant sous Excel sans aller forcément plus loin. Cette dérive fait passer l’entreprise à côté du réel potentiel d’un outil de BI. Cet outil ne doit pas répondre à un effet de mode, il doit répondre à un besoin clairement identifié en amont. La Business Intelligence est donc aussi bien une technologie qu’un process dynamique. Ce sont d’une part un ensemble d’outils technologiques qui permettent de collecter, d’agréger, de modéliser et d’analyser les données, par une restitution ergonomique, facilement exploitable, et aisément distribuable. On s’éloigne donc du reporting classique qui sert principalement à décrire le passé, le plus souvent sur des axes d’analyse unidimensionnels et segmentés par domaine fonctionnel.
 

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Avis

  1. Chez DWBI Expert, nous observons  les mêmes points positifs et les mêmes risques! 

    Un autre point qui nous a été rapporté est que cela augmente la collaboration et l'intégration de l'équipe vers un objectif commun. Le grand risque associé est que les intervenants n'utilisent pas les outils quand ils n'ont pas été consultés avant l'implémentation.

    Pour aider et avoir des études de cas concretes, on a publié un SERIE d'articles special PME : http://www.dwbiexpert.com/lintelligence-daffaires-pour-les-pme/ 

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