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Faut-il craquer pour un ERP ?

Il est indéniable que le système d’information constitue le cœur d’une entreprise. S’il n’est pas en soi une finalité, et qu’il n’est pas le cœur du métier, c’est bien lui qui permet de faire collaborer l’ensemble des composantes de l’entreprise. Si la plupart des entreprises n’investissent au départ pas dans un logiciel spécifique ou dédié, elles commencent bien souvent avec Excel. Néanmoins, au fur et à mesure du temps, de petits grincements peuvent apparaître et pousser les entrepreneurs à s’interroger quant à l’achat ou non d’un nouveau logiciel. Faut-il pour autant franchir le pas ?

 Point positif Points forts

Gain en productivité 62%

62% des personnes que l’on a interrogées constatent – ou pensent que leur productivité a augmenté en passant d’Excel à un outil d’ERP. Ce résultat s’explique notamment par le fait qu’un ERP peut être vu comme un véritable guide qui accompagne l’utilisateur dans ses activités quotidiennes. S’il est correctement paramétré et s’il correspond en effet au métier exercé, l’ERP permet véritablement de s’organiser et de se cadrer de telle sorte à gagner en productivité. Autre point important : certaines tâches à faible valeur ajoutée peuvent carrément être automatisée.

Communication 68%

Non, non. Ce n’est pas l’ERP qui communique à votre place. Ce n’est pas lui qui ira dire bonjour à vos collègues le matin – quoique. Un des véritables gains de l’ERP tient en ceci que l’aspect collaboratif au sein d’une entreprise se trouve sublimé, et amplifié. Il favorise en effet l’indexation, la capitalisation et la circulation de l’information. Finies les notes en papier volantes ou les petits mots glissés dans la main au moment de la pause à café : tout est enfin centralisé dans une grande banque de données où chacun peut trouver ce qu’il cherche lorsqu’il en a besoin. Ainsi, 68% de nos sondés remarquent que l’accès à l’information s’est nettement amélioré depuis le passage à un outil d’ERP.

 

 Point négatif Points faibles

 Maîtrise du budget 82%

La question fatidique. S’il est une des tâches les plus difficiles au moment de la migration vers un ERP, il s’agit bien de l’établissement du budget. Il est en effet très difficile que de savoir à l’avance quelle est la somme qui sera exactement allouée à ce projet. Des développements supplémentaires peuvent intervenir en cours de projet, le besoin peut évoluer, mieux se préciser – oui, des mésententes initiales peuvent parfois apparaître et aboutir à une incompréhension du besoin – si bien que dans 82% des cas, le budget initial n’est pas respecté et la tendance est généralement à la hausse, et non à la baisse. 90% des personnes sondées disent avoir sous-estimé le coût indirect du projet et constatent une forte dérive du temps nécessaire à chacun des utilisateurs pour s'adapter au changement.

Risque d’échec 18%

La mise en place d’un ERP au sein d’une entreprise est un bouleversement qu’il ne faut pas sous-estimer. Il doit s’insérer dans une véritable dynamique d’acceptation du changement des process, des habitudes des employés qu’ils ont pu acquérir au cours de nombreuses années. C’est un peu comme lorsque l’on se met en ménage avec son/sa conjointe : si aucun compromis n’est fait pour comprendre l’autre et s’adapter à ses petites manies alors cela ne peut pas fonctionner. Il faut en effet accepter que les premiers mois soient difficiles, soit parce que le logiciel n’est pas encore maîtrisé, soit parce qu’il n’est pas encore suffisamment paramétré et qu’il ne correspond pas encore à vos attentes. C’est un point qu’il ne faut pas sous-estimer : 18% des projets de migration ont tout simplement avorté.

Conclusion

En définitive, ce que l’on remarque, c’est que l’ERP n’est pas l’outil magique que l’on peut espérer au départ. Il faut véritablement le modeler à son besoin, et cela demande beaucoup d’implication. On peut donc très légitimement se demander s’il n’est alors pas mieux – plus simple, moins cher – de s’entretenir avec un prestataire et de développer une solution maison sous Excel qui ne sera certes pas forcément aussi puissante qu’un ERP – et encore, quoique – mais qui pourra a priori jouir d’une meilleure réputation auprès des utilisateurs.

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